Fabrikadan hurda satışında üç temel belge vardır: tartımı gösteren kantar fişi, malzemenin tesisten çıkışını belgeleyen irsaliye ve satışın mali kaydı olan fatura. Bu üç belgenin birbiriyle tutarlı olması, hem muhasebe hem de denetimler için en önemli konudur.
Kantar fişi: tartımın kaydı
Kantar fişi, aracın dolu ve boş tartımlarını ve aradaki farkı, yani net ağırlığı gösterir. Satılan hurdanın miktarı bu fişe dayanır. Kalem bazlı alımda her metal için ayrı tartım yapılır ya da her kalem fişte ayrı satırda gösterilir.
- Brüt (dolu araç), dara (boş araç) ve net ağırlık açıkça yazmalı.
- Araç plakası, tarih ve saat bulunmalı.
- Kalemler ayrı tartıldıysa her kalemin net ağırlığı ayrı görünmeli.
- Nem veya yağ kesintisi uygulandıysa oranı ve gerekçesi fişte ya da ekinde yazmalı.
İrsaliye: malzemenin tesisten çıkışı
İrsaliye, malzemenin tesisinizden hangi araçla, ne zaman ve kime gönderildiğini belgeler. Fabrikaların güvenlik ve sevkiyat birimleri çıkışta genellikle irsaliyeyi kontrol eder. İrsaliyedeki kalem adları ile kantar fişindeki kalem adlarının aynı olması, sonradan mutabakat yaparken işinizi kolaylaştırır.
Fatura ve vergi uygulaması
Fatura, satışın mali kaydıdır ve kantar fişindeki net ağırlıklar üzerinden düzenlenir. Hurda ve atık satışlarında vergi uygulaması zaman zaman değişebilen özel kurallara tabidir. Faturanızın doğru düzenlendiğinden emin olmak için mali müşavirinize danışmanızı öneririz; alıcı olarak biz de her yüklemede faturayı kantar fişiyle birlikte iletiyoruz.
Atık kayıtları ve çevre birimi
Sanayi tesisleri ürettikleri atıkların kaydını tutmak ve belirli aralıklarla beyan etmekle yükümlüdür. Metal hurda da bu kayıtların içindedir. Yıl boyunca biriken kantar fişleri ve faturalar, çevre biriminizin beyan hazırlarken kullandığı temel kaynaklardır. Kalem bazlı ve düzenli belge almak, yıl sonunda bu işi saatlerden dakikalara indirir. Beyan yükümlülüğünüzün ayrıntıları için tesisinizin çevre görevlisine veya il çevre müdürlüğüne danışabilirsiniz.
Belgeleri nasıl saklamalı?
Her yüklemenin kantar fişi, irsaliyesi ve faturasını aynı numarayla eşleştirerek saklayın. Düzenli alım yapılan tesislerde aylık mutabakat raporu, ay içindeki tüm yüklemeleri kalem bazında tek tabloda toplar ve muhasebe ile satın alma birimlerinin aynı rakama bakmasını sağlar. Bir yüklemede tutarsızlık görürseniz, belgeleri aynı gün alıcıyla paylaşmak sorunun hızlı çözülmesini sağlar.
Tesis girişinde istenen belgeler
Büyük tesisler, hurdayı alacak aracın sahaya girmesinden önce bazı belgeleri ister. Bunları alıcıdan önceden talep etmek, yükleme günü güvenlik kapısında bekleme yaşanmasını önler. Alıcı firma sizinle düzenli çalışacaksa bu belgeleri tedarikçi dosyanıza bir kez eklemek yeterlidir.
- Araç plakası ve sürücü kimlik bilgileri
- Sürücü ve yükleme ekibinin iş güvenliği eğitim belgeleri
- Çalışanların sigorta kayıtları
- Vinç veya özel ekipman kullanılacaksa ekipmanın periyodik kontrol belgesi
Tartım nerede yapılır, nasıl takip edilir?
Tesisinizde kantar varsa tartım çıkışta sizin kantarınızda yapılır ve iki tarafın kayıtları aynı tartıma dayanır. Kantar yoksa araç alıcının kantarında tartılır. Bu durumda tartıma bir temsilci göndermeniz, ya da alıcıdan kantar ekranının ve aracın fotoğrafını istemeniz yaygın ve makul bir uygulamadır. Güvenilir bir alıcı bu taleplerden rahatsız olmaz.
Kalem bazlı alımlarda her kalemin ayrı tartılması gerekir. Kalemler aynı araca yükleniyorsa tartım kalem kalem, araç her kalemden sonra yeniden kantara girerek yapılır ya da kalemler ayrı kaplarda tartılıp toplam araç tartımıyla karşılaştırılır.
Sık yapılan hatalar
Belge tarafındaki sorunların çoğu küçük ihmallerden çıkar ve sonradan düzeltmesi zaman alır. Aşağıdakilere dikkat etmek, muhasebe ve denetim tarafında işinizi kolaylaştırır.
- İrsaliyede "hurda" yazıp kalemleri ayırmamak
- Kantar fişini fatura gelene kadar saklamamak ya da kaybetmek
- Nem veya yağ kesintisinin gerekçesini yazılı almamak
- Birden fazla aracın tartımını tek fişte toplamak